Choisir la bonne solution de visioconférence peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît. Comment déterminer le système et la plateforme les plus adaptés à votre organisation, parmi la pléiade de solutions aujourd’hui disponibles sur le marché ?

L’adoption de solutions de vidéoconférence est en plein boom. Petites et grandes entreprises en mesurent aujourd’hui les bénéfices en termes de flexibilité et de productivité, en particulier dans un contexte de télétravail accru. D’après Gigaom, 87% des télétravailleurs se sentent davantage connectés à leurs pairs et aux processus de leur organisation quand ils utilisent des outils de visioconférence.

Bien utilisée, la vidéo s’avère en effet un puissant outil de collaboration, au point de devenir progressivement un facteur essentiel de productivité et de compétitivité. Encore faut-il choisir le bon outil parmi la multitude de plateformes aujourd’hui disponible sur le marché.

Voici 6 questions à vous poser pour sélectionner la solution de visioconférence la plus adaptée à vos besoins et à vos contraintes.

1. De combien de participants simultanés parle-t-on ?

Le choix d’une solution de visioconférence dépend tout d’abord de l’usage que vous en ferez, du nombre de personnes qui seront susceptibles de l’utiliser et des circonstances de son utilisation. L’équipement nécessaire n’est en effet pas le même pour un webinaire avec plusieurs centaines de participants, une réunion entre une dizaine d’employés ou des entretiens individuels.

Il est également important de prendre en considération la localisation des différentes parties prenantes, et les équipements, individuels ou collectifs, que cela impliquera.

2. Quelles sont vos exigences en termes de qualité et de résolution ?

Dans un contexte de visioconférence, la question de la qualité de l’image et du son est évidemment fondamentale. Si vous envisagez d’interagir, par exemple, avec des clients ou des partenaires, il est essentiel de garantir une image claire et nette, et une qualité de transmission irréprochable, qui pourrait nécessiter des équipements HD ou 4K. Si vous prévoyez de n’utiliser la visioconférence que pour des réunions internes, vous pourriez en revanche avoir des exigences moindres.

Quels que soient vos besoins, il convient de vérifier quelle solution y répond de la meilleure façon.

3. De quelles fonctionnalités additionnelles aurez-vous besoin ?

Disposer de fonctionnalités à forte valeur ajoutée peut s’avérer fondamental pour la qualité et l’efficacité de vos réunions par visioconférence : partage d’écran et de documents, prises de notes en direct, fenêtres de discussions publiques et privées, options d’enregistrement automatique de la réunion… Autant d’outils additionnels qui peuvent faire la différence et apporter plus de clarté et d’interactivité.

Là aussi, les fonctionnalités offertes par les différents fournisseurs de solutions de visioconférence, ou les conditions dans lesquelles ils les offrent, peuvent varier et méritent que vous vous y attardiez pour vous assurer de faire le bon choix.

4. L’utilisation d’options plus avancées est-elle pertinente ?

En termes de fonctionnalités, certains fournisseurs proposent aujourd’hui des solutions de plus en plus innovantes, en y intégrant notamment de l’intelligence artificielle et des assistants virtuels. Certains outils permettent ainsi d’ajuster automatiquement la caméra sur l’intervenant qui prend la parole, ou encore de retranscrire automatiquement et/ou en temps réel l’ensemble de la conversation.

Si ce type d’options favorise des expériences particulièrement immersives et contribue ainsi activement à l’efficacité d’une réunion en visioconférence, et donc à la concentration et à la productivité des collaborateurs, leur pertinence et leur utilité dépend bien évidemment du contexte de chaque organisation.

5. Quel niveau de sécurité la solution doit-elle vous garantir ?

La plupart des solutions de visioconférence offre un certain niveau de chiffrement de données. Mais selon la nature de votre activité, de la sensibilité des informations que vous êtes susceptibles de partager en réunion, et de vos besoins en général en matière de protection des données, vous pouvez avoir des exigences de sécurité plus ou moins contraignantes.

Les flux vidéo sont-ils chiffrés pour éviter toute intrusion malveillante ? Avez-vous le contrôle sur l’accès aux réunions ? Dans quelles conditions ces réunions peuvent-elles être enregistrées, sauvegardées et partagées ? Autant d’éléments à avoir en tête quand vous évaluez une solution de visioconférence.

6. La solution est-elle simple à installer et à utiliser ?

Une solution de visioconférence n’est efficace que si elle est correctement adoptée et utilisée par vos collaborateurs. D’où l’importance, d’une part de sa compatibilité avec vos systèmes existants (notamment, avec les différents systèmes d’exploitation utilisés par vos collaborateurs), d’autre part de sa simplicité de prise en main.

Plus l’organisation et l’accès à une réunion sera facile et intuitive, plus vos collaborateurs seront susceptibles de l’utiliser volontiers. Plus l’installation, la configuration et la mise en place seront complexes et chronophages, plus le taux d’adoption sera faible.

Choisir la bonne solution de visioconférence peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît. Le marché foisonne d’outils qui, bien qu’ils paraissent en tous points similaires, s’adressent en réalité à des objectifs et des contextes différents. Identifier clairement vos besoins et vos contraintes, et anticiper l’usage que vous ferez de votre solution de visioconférence, vous aidera à faire le bon choix.

Pour vous aider à choisir votre solution de visioconférence, n’hésitez pas à nous contacter.